Аудит второй стороны и его внешние и внутренние аспекты

Аудит второй стороны

Представьте мастера-инспектора, которого крупный завод отправляет в мастерскую своего подрядчика. Он приходит туда не как ревизор с проверкой на штрафы, а как гость с деловым интересом: ему важно своими глазами увидеть, сумеет ли эта мастерская раз за разом делать детали, которые нужны его заводу. Он не осматривает всё подряд — только те станки и процессы, от которых зависит именно его заказ. По итогам визита он вернётся к себе и скажет начальству: с этим подрядчиком стоит подписывать контракт или лучше поискать другого. Аудит второй стороны — это и есть такой визит инспектора в мастерскую поставщика от имени заказчика. Разберёмся, что это за проверка, кто её проводит, какие задачи она решает, чем отличается от строгой ревизии и в чём её сильные и слабые места.

Кто и зачем стучится в мастерскую

Начнём с сути самого визита.

Уловите ключевую связку: инспектор приходит не сам по себе и не от государства, а именно от имени того, кто заинтересован в результате, — от заказчика или иной заинтересованной стороны.

Внешний аудит качества — это проверка организации силами сторонних субъектов; аудит второй стороны выступает одной из его разновидностей.

Смотрите, где стоит наш инспектор в общей картине. Аудит второй стороны — это один из видов внешнего аудита качества. Проводят его для того, чтобы дать заказчику или иной заинтересованной стороне уверенность на основе достоверной информации: способна ли система менеджмента поставщика гарантированно и стабильно выполнять их специфические требования.

Обратите внимание, к кому именно направляется инспектор. Аудиты второй стороны проводят организации-потребители в организациях своих поставщиков — причём как уже действующих, так и лишь потенциальных. Инспектор ходит не только к проверенным партнёрам, но и к тем, с кем контракт ещё только обдумывают.

Запомните, почему цена такого визита высока. Результаты аудита влияют на коммерческие решения, важные для финансового будущего обеих организаций сразу. Поэтому проверку важно провести профессионально и точно отразить эффективность системы менеджмента качества поставщика. Отсюда и требование: в аудите второй стороны должны участвовать обученные специалисты, способные получить точную и объективную информацию. Один небрежный визит инспектора может стоить заводу неверного выбора подрядчика.

Кто может стать таким инспектором

Здесь у аудита второй стороны есть любопытная черта — на роль инспектора годится очень широкий круг людей.

Присмотритесь, как свободно назначают проверяющего. Аудит второй стороны может проводить любой человек, которого заказчик выдвинул в качестве аудитора. Наличие специального документа, подтверждающего право на проверку, здесь не является обязательным условием. Заказчик волен послать в мастерскую того, кому доверяет, — без обязательных «корочек».

Но инспектором может выступить не только «свой» человек заказчика.

Сравните два внешне похожих визита. В обоих случаях в мастерскую поставщика приходит независимая организация — скажем, орган по сертификации. Разница в том, кто её позвал и кому достанется отчёт. При аудите второй стороны заказчиком проверки выступает именно заинтересованная сторона: она инициирует визит и по его итогам получает отчёт от проверяющей организации. Именно этот адресат отчёта — заинтересованный заказчик, а не независимый регулятор — и отличает аудит второй стороны от аудита третьей стороны.

Какие задачи решает визит инспектора

Аудит второй стороны — это, по сути, механизм воздействия заказчика на поставщика, подталкивающий того к улучшению качества продукции. И это логично: заказчик кровно заинтересован, чтобы качество продукции поставщика соответствовало потраченным на неё средствам.

Помимо этого, визит инспектора решает целый ряд задач:

• повысить результативность СМК поставщика — за счёт рекомендаций по улучшению деятельности в интересующих заказчика аспектах;
• объективно сравнить возможности организаций, конкурирующих друг с другом на рынке;
• определить тип и степень управления организацией со стороны заказчика;
• повысить квалификацию внутренних аудиторов и персонала в сфере функционирования системы менеджмента качества.

Обратите внимание, насколько разносторонняя польза от одного визита. Инспектор не просто выносит вердикт «годен или нет» — он попутно подсказывает мастерской, что улучшить, помогает заводу выбрать лучшего из конкурентов и заодно натаскивает собственных проверяющих. Одна поездка работает сразу на несколько целей.

Как устроен сам визит: важные особенности

У аудита второй стороны есть несколько черт, которые важно понять правильно, иначе легко спутать его со строгой ревизией.

Первое — инспектор осматривает не всю мастерскую.

Запомните ограниченность обзора. Обычно заказчика интересует выполнение лишь тех требований международного стандарта ИСО 9001, которые прямо влияют на его удовлетворённость работой генерального подрядчика. Поэтому аудит второй стороны охватывает только некоторые производственные сферы проверяемой организации — те станки и участки, что связаны именно с заказом. Всё остальное инспектор оставляет за скобками.

Второе — итоги визита остаются между двумя сторонами.

Обратите внимание на закрытость результатов. Замечания или рекомендации заказчика для проверяемой организации чаще всего конфиденциальны. Это значит, что полученная в ходе аудита информация будет известна лишь тем, кто был инициатором проверки, и тем, кто её проводил. Отчёт инспектора не вывешивают на всеобщее обозрение.

Третье — поставщик вправе не впустить инспектора, но у этого есть последствия.

Четвёртое — визит идёт на дружеских, заранее оговорённых условиях.

Уловите главное о характере проверки. Несмотря на широкое распространение практики, каких-либо готовых рекомендаций для проведения аудита второй стороны нет. Обычно его проводят на условиях, выгодных обеим сторонам — и заказчику, и поставщику, — согласованных ими заранее, ещё до начала аудита. И самое важное: аудит второй стороны следует воспринимать не как контроль деятельности и не как ревизию, а как одну из форм деловых взаимоотношений заказчика и подрядчика. Его цель — получить информацию о способности подрядчика выпускать продукцию, отвечающую требованиям действующей нормативно-правовой документации. Инспектор приходит как деловой партнёр, а не как контролёр с протоколом.

Чем хорош такой визит: преимущества

Популярность аудита второй стороны держится на его достоинствах. Прежде всего это большая рациональность, объективность и гибкость.

Присмотритесь, в чём проявляется гибкость. Аудит второй стороны проводится только в интересующих заказчика областях и на наиболее выгодных для обеих сторон условиях. Инспектор идёт прицельно — туда, где заводу действительно важно.

Отсюда вытекают и другие плюсы:

• экономия ресурсов — раз в охват входят не все направления деятельности организации, проверка не требует лишних затрат материальных, трудовых и временных ресурсов;
• удобная форма отчёта — требуемую информацию можно предоставить заказчику в свободной и удобной для него форме.

Обратная сторона визита: недостатки

Есть у такой свободы и цена. Главный недостаток аудита второй стороны — отсутствие целенаправленно подготовленных специалистов по его проведению.

Запомните, откуда растёт эта слабость. За услугой можно обратиться в специальные организации, которые этим занимаются. Но по данному виду деятельности не предоставляют аккредитацию — а это означает отсутствие каких-либо гарантий. Поэтому для подбора нужных специалистов заказчику приходится искать надёжных и зарекомендовавших себя людей самому.

Из этого следуют и остальные слабые места:

• работа на доверии — заказчик взаимодействует с аудиторами только по договорённости и на доверии, без формальных гарантий;
• отсутствие надзора — для контроля за аудиторами второй стороны не создают специальных надзорных служб.

Уловите общий смысл этих минусов. Инспектора никто не «сертифицирует» и никто не проверяет за его спиной. Вся надёжность визита держится на репутации выбранного человека и на честной договорённости сторон. Свобода назначать любого аудитора оборачивается тем, что за его квалификацию и добросовестность отвечает только сам заказчик.

Соберём весь визит инспектора на одной странице.

• Аудит второй стороны — проверка организации от имени потребителя или другой заинтересованной стороны; одна из разновидностей внешнего аудита качества. Цель — дать заказчику уверенность на основе достоверной информации в том, что система менеджмента поставщика гарантированно и стабильно выполняет его специфические требования.
• Где и зачем проводится: организациями-потребителями у действующих и потенциальных поставщиков. Результаты влияют на коммерческие решения, важные для финансового будущего обеих сторон, поэтому нужны обученные специалисты, дающие точную и объективную информацию.
• Кто проводит: любой человек, назначенный заказчиком; специальный документ, подтверждающий право на аудит, не обязателен. Признаётся и проверка независимой организацией (орган по сертификации, консалтинговая компания). Отличие от аудита третьей стороны — заказчиком выступает заинтересованная сторона, которая и получает отчёт.
• Задачи: повысить результативность СМК через рекомендации; объективно сравнить конкурирующие организации; определить тип и степень управления организацией со стороны заказчика; повысить квалификацию внутренних аудиторов и персонала.
• Особенности: охватывает только интересующие заказчика требования ИСО 9001 и лишь некоторые производственные сферы; результаты чаще всего конфиденциальны; поставщик вправе отказаться, но это учитывается в его рейтинге для будущих контрактов; проводится на взаимовыгодных, заранее согласованных условиях; это не контроль и не ревизия, а форма деловых взаимоотношений.
• Преимущества: рациональность, объективность, гибкость (только нужные области и выгодные условия); экономия материальных, трудовых и временных ресурсов; свободная и удобная форма отчёта.
• Недостатки: отсутствие целенаправленно подготовленных специалистов; нет аккредитации, а значит, нет гарантий; взаимодействие только по договорённости и на доверии; отсутствие специальных надзорных служб.

Главный вывод прост: аудит второй стороны — это деловой визит инспектора в мастерскую поставщика от имени заказчика, а не ревизия с протоколом. Он даёт заводу уверенность, что подрядчик сумеет стабильно выпускать нужную продукцию, помогает сравнить конкурентов, подсказать улучшения и подтянуть собственных аудиторов. Инспектором может стать почти любой назначенный заказчиком человек, даже без формальных документов, а осматривает он лишь те участки, что связаны с его заказом, — прицельно, экономно и конфиденциально. Поставщик вправе не впустить гостя, но тогда рискует опуститься в рейтинге на будущие контракты. За гибкость и дешевизну приходится платить оборотной стороной: у таких аудиторов нет аккредитации, гарантий и надзора, и вся надёжность держится на доверии и репутации. Разглядев за сухим термином «аудит второй стороны» живой визит инспектора в мастерскую подрядчика, вы понимаете и смысл этой проверки, и её силу, и её уязвимость.