Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.

Наши социальные сети

Понятие документооборота в качестве функции управления знаниями

Содержание:

    Понятие документооборота

    Определение 1

    Документооборот – это деятельность предприятия по перемещению документов в организации с момента их создания или получения до окончания оформления документа, включая его архивирование и последующее хранение.

    Одна из главных задач руководства – сделать так, чтобы на предприятии в работе с документами был порядок и контроль за их соблюдением в отделах, т.е. документооборот. Делопроизводство, как деятельность, предоставляющая документирование, документооборот, результативное хранение и эксплуатация документов, регламентируется ГОСТ Р7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации»:

    • система стандартов для информации, библиотечного дела и публикаций;
    • ведение журнала и архивирование;
    • термины и определения и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации»;
    • система стандартов для информации, библиотечного дела и публикаций.
    • управление документами. Общие требования.

    Деятельность каждой организации, а тем более правовой, отображается в документах. Улучшение качества работы юридической фирмы требует оптимизации документооборота, сокращения текущих и эксплуатационных расходов, повышения качества обслуживания и управляемости бизнеса. Это, в свою очередь, приведет к снижению стоимости юридических услуг (что сократит расходы на персонал), ускорит принятие решений и, следовательно, повысит привлекательность бизнеса для клиентов.

    Движение документов в делопроизводстве

    Этапы документооборота:

    • приемка, создание и первичная обработка документов;
    • предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (далее также – ДОУ);
    • регистрация документов;
    • организация движения документов внутри организации (включая информационно-справочные работы, представление документов исполнителям, контроль их исполнения, а также утверждение и подписание проектов документов);
    • обработка исполненных и отправляемых документов.
    Замечание 1

    Несмотря на вторичный характер движения документов по отношению к целям организации, правовое внимание уделяется потоку документов в юридической практике.

    Например, в Государственной системе управления управленческой документацией (ГСДОУ) рекомендуется, чтобы порядок передачи документов внутри организации был определен в конкретных технологических схемах, разработанных службой ДОУ и утвержденных руководством организации. В такие схемы предлагается включать все этапы, центры и точки для передачи документированной информации, сроков обработки и выполнения документов.

    Опиши задание

    Система документооборота

    Понятие выбора системы документооборота – это техническая функция, она связана с общей стратегией развития компании. В случае торговой компании выбор будет в значительной степени зависеть от целей, конкурентной среды, текущей структуры организации, и кроме того, от экономического воздействия внедрения. В случае государственного органа акцент должен делаться на полноте учета задач, выполняемых организацией, причем специфика этих задач связана со спецификой их деятельности. В целом, при выборе системы рабочего процесса необходимо учитывать множество факторов, и, как ни странно, экономическая эффективность рабочего процесса является одним из наиболее важных.

    Оптимизация документооборота включает в себя ряд организационных, технических и программных разработок, выполняемых организацией.

    Организационные меры

    • Разработка нормативных правовых актов компании и методических документов, определяющих требования, правила и рекомендации по компании распространения документов как в целом по организации, так и по отдельным направлениям работы с документами или по отдельным видам документов.
    • Четкая организованная работа службы, которая отвечает за документооборот, учет и сохранность документов, удобное распределение функциональных обязанностей между сотрудниками этой службы.
    • Работа по обработке файлов в структурном отделе.
    • Инженерные меры, средства оргтехники, компьютерной техники, дающие большие возможности для подготовки документов, осуществления электронного координирования, обеспечения документооборота.
    • Компании результативного хранения документов.
    Замечание 2

    Программно-технические меры: используя компьютерную технику, предприятия пользуются системами электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и др. Лучше всего использовать электронную обработку документов и обмен документами между отделами (СЭД).

    Организационно-проектные меры

    Требуются при вводе СЭД и имеют в виду, в первую очередь, выработку наиболее оптимизированных маршрутов продвижения документов, того пути, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной функции или реализации определенного процесса. Здесь пройденная точка будет экземпляром операции документа.

    Главной функцией документооборота на предприятии в таком проекте будут документы доставленные в кратчайший и самый прямой маршрут в самые короткие сроки. В то же время, дублирующие операции должны быть исключены, а файл должен быть перемещен обратно, а не из-за потребностей бизнеса. Информация представлена графически, что позволяет визуально и наглядно отобразить движение документа и последовательность операций, выполняемых во время выполнения функции (задачи) или процесса, и, соответственно, перемещение документа, используемого для решения задачи или исполнения.

    В итоге организационно-проектных работ создаются новые документы, имеющие правовое значение для деятельности компании.

    Пример 1

    Например: расписание файла, блок-схема маршрута, расписание файлового процесса, план перемещения файла и т. д.

    Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

    Навигация по статьям

    Наши социальные сети

    Не получается написать работу самому?

    Доверь это кандидату наук!

    Ваш email уже зарегистрирован. Чтобы оформить заявку, пожалуйста, авторизуйтесь в личном кабинете.
    Пожалуйста, убедитесь, что вводите e-mail верно
    {$ $select.selected.title $}
    Осталось указать: Вид работы Тему Почту
    Я даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
    и принимаю условия договора публичной оферты