Коммерческие, транспортные и таможенные документы и их характеристики

Документы для выпуска товаров

Документы, которые необходимы для выпуска товаров, делят на несколько групп:

• Коммерческие документы.
• Транспортные документы.
• Таможенные документы.

Коммерческие документы

В первую очередь, к коммерческим документам относится внешнеторговый контракт, который подтверждает исполнение сделки купли-продажи с иностранным контрагентом и подразумевает под собой обязательства сторон на всех этапах перехода товара от продавца к покупателю. Данная группа документов характеризует товар с количественной, качественной и стоимостной сторон.

Документами, которые отражают стоимостную, количественную и качественную характеристику товара в качестве предмета внешнеторговой сделки, можно считать счёт-фактуру, спецификацию, документ с информацией о стране происхождения товара, а также упаковочный лист.

Инвойс – счёт-фактура

Данный документ содержит информацию о продавце и покупателе товара, номер и дату заказа, условия поставки и платежей, точное описание товара. Кроме перечисленного в этом документе содержится информация об обозначениях, нумерации и количестве упаковок, а также фактурная цена товара. Выполняет функции:

• Платёжного документа.
• Документа, который подтверждает место производства товара.
• Грузосопроводительного документа

Инвойс – счёт-фактуру оформляет продавец товара.

Спецификация

Основными функциями спецификации являются:

• Приложение к договору.
• Обязательная часть расчётно-платёжного документа.
• Грузосопроводительный документ на всю партию данного товара.

Оформление спецификации производит продавец. В спецификации содержится перечень всех видов и сортов товаров, из которых состоит партия, также в ней указаны количество и род товара для каждого места. Примечательно, что спецификация в основном является дополнением счёта на поставленные товары разных сортов и наименований.

Упаковочный лист

Упаковочный лист выполняет следующие функции:

• Дополняет инвойс
• Выступает как грузосопроводительный документ.

Упаковочный лист представляет собой документ, содержащий перечень всех видов и сортов товара, которые находятся в одном товарном месте. Его главная задача – выполнять информационную функцию в отношении одного контейнера с разными по ассортименту товарами. Он применяется в качестве дополнения к счёт-фактуре, в случае, если отправлено большое количество наименований товаров или в том случае, когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны.

Зачастую упаковочный лист может быть представлен в качестве комплектовочной ведомости, где содержится информация с перечнем деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в несколько товарных мест, с описанием содержания каждого места. Для данной ведомости характерны обозначения в виде дроби, в числителе этой дроби – номер отгрузочной партии, а в знаменателе – количество мест в данной партии. Это число составляет предприятие-изготовитель ещё до момента отгрузки всей партии товара.

Проформа-инвойс

Среди них:

• Удостоверение происхождения товара.
• Выступает как грузосопроводительный документ.

Техническую документацию используют для поставки оборудования и технически потребительских товаров длительного пользования. Техническая документация – это паспорт, формуляр и описание изделий, инструкция по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, ведомости запасных частей, инструмента, приспособлений и т.д. Особенность технической документации состоит в том, что она изготавливается на том языке, который используется в стране-покупателе либо на языках, которые требует покупатель. Примечательно, что на товары серийного производства она обязательно должна быть изготовлен на типографском оборудовании.

Сертификат о качестве

Сертификат о качестве представляет собой документ или свидетельство, которое удостоверяет фактически поставленный товар и его соответствие условиям контракта. Этот документ содержит информацию о характеристиках товара или гласит о соответствии товара конкретным стандартам или техническим условиям заказа. Его выдают специальные компетентные органы, торговые палаты или специальные лаборатории в стране экспорта или импорта. Стороны могут заранее оговорить выдачу сертификатов различным контрольным и проверочным учреждениям, институтам или палатам о мере и весе. Производитель предоставляет сертификат о качестве, если это было заранее оговорено в контракте.

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо представляет собой документ, который является подтверждением того, что поставленный товар соответствует условиями определённого контракта. В ситуации, когда совершаются поставки оборудования, в них может содержаться гарантия поставщика в отношении бесперебойной работы при соблюдении покупателем всех норм и правил эксплуатации.

Протокол испытаний

Протоколом испытаний называется документ, который составляется после проведения продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний заказанного товара в установленный срок на предприятии продавца.

Зачастую можно услышать, что этот документ называют сертификатом, однако его отличие от него в том, что в нём изложены итоги испытаний с указанием того, надлежащим ли образом они были произведены и соответствует ли товар условиям заказа. Его высылают заказчику. По обыкновению, на основе протокола испытаний подписывается приёмно-сдаточный акт.

Разрешение на отгрузку

Также к коммерческим документам можно отнести документы для таможенного контроля, которые характеризуют внешнеторговую сделку. А именно:

• Документы, удостоверяющие личность физического лица, которое имеет непосредственное отношение к перемещаемому товару.
• Учредительные документы юридического лица.
• Документы, которые подтверждают качество перемещаемого товара.