Специальное предложение

Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.

Организационные коммуникации и их виды

Содержание:

После прочтения данной статьи формируются следующие компетенции: 

  • знание:
  1. средств и каналов, используемых для коммуникаций;
  2. отличия формальных и неформальны средств коммуникации;
  3. виды ролей слухов;
  4. степень многообразия точек зрения касательно структуры коммуникативного процесса;
  5. структурных особенностей коммуникативного процесса;
  6. обобщенной модели процесса деловых коммуникаций в качестве формы осуществления научного подхода к деловому общению;
  • умение
  1. более компетентно и целесообразно использовать "нетворкинг", электронные средства коммуникации и каналы коммуникаций;
  2. выбирать наиболее эффективный канал коммуникации на основе обоснованных рациональных критериев;
  3. применять обобщенную модель процесса деловых коммуникаций;
  • владение
  1. навыком к электронным коммуникациям;
  2. способностью применения для разрешения коммуникативных задач современных технических средств и информационных технологий;
  3. методиками выбора канала и средства коммуникации;
  4. представлениями о современном офисе.

Средства и каналы коммуникации

Эффективностью коммуникации принято называть отношение ожидаемого исхода к тому, который был получен де-факто. Результат, или цель, или задача, – как ни назвать, – должны первоначально обладать критерием их достижимости, то есть объективно измеряемым показателем либо суммой показателей, позволяющих однозначно оценивать итоги, как позитивные, так и негативные, и степень близости к ним. 

Достижимость цели обуславливается набором средств ее достижения (невзирая на то, что «цель обуславливает средства», нужно понимать, что выбор средств – довольно субъективный, ситуативный, а также психологический процесс, который де-факто является процессом принятия решения о средствах достижения целей). 

Замечание 1

Миру известна формула философа Бернштейна: «Цель – ничто, а путь к цели – все». В ходе достижения цели сама цель может подвергнуться изменениям, а при исчезновении средств достижения – и вовсе перестать быть реальной и актуальной.

Определения средств и каналов коммуникации приведены и в трудах Р. Бландела:

  • средство является способом кодирования сообщений, однако, в связи с тем, что практически все сообщения кодируются с применением более чем одного средства, более актуально будет определение «средства коммуникации»; данные средства - это письменная и устная речь, а также большое число невербальных (то есть несловесных) средств;
  • канал – это специальный маршрут либо технология, которые используются для того, чтобы передать сообщение получателю; основными средствами коммуникации можно назвать беседу лицом к лицу, письма, факс, электронную почту, афишу, брошюру, видеоролик и проч.;

Типы данных, по отдельности или в любом сочетании содержащие сообщения:

  1. факты, то есть конкретные и общепризнанные данные (к примеру, «Лондон- столица Великобритании»);
  2. идеи – абстрактные и нуждающиеся в доказательствах их объективности (теория разделения труда А. Смита);
  3. мнения – конкретные либо абстрактные, с претензией на объективность или субъективные (к примеру, «Наша рекламная стратегия – неверная!»);
  4. кредо – твердо отстаиваемые мнения, принципы, как правило, обусловленные осознанием людьми себя в качестве личностей либо влиянием на них повседневных поведенческих паттернов (к примеру, приверженность системе свободного рынка);
  5. эмоции – то, что испытывает и выражает отправитель (например, чувство сомнений, радости, огорчения, недоверия);
  6. мотивация – передаваемая энергия, которая оказывает воздействие на получателя (к примеру, побуждение достигнуть цели либо почувствовать большую уверенность).
Замечание 2

В далеком 1986 году в Соединенных Штатах было осуществлено исследование с целью предпринять попытку дать объяснение процессам выбора менеджерами самых эффективных каналов коммуникации.

Исследователи пришли к выводу, что каналы различны по объему пропускаемой информации, а на емкость коммуникативных каналов оказывают влияние три фактора: способность одновременной обработки нескольких сигналов, возможность обеспечить быструю двустороннюю обратную связь, навык обеспечения личного подхода к коммуникациям. 

В данной ситуации правомерным будет обратить внимание на то, что емкость канала определяется, исходя из его возможности предъявлять один либо несколько видов и средств общения. Например, с помощью телекоммуникационных каналов нельзя зафиксировать эмоционально-оценочный компонент общения и отношение отправителя и получателя к взаимным сообщениям.

Общение по телефону, электронная почта позволяют ускорить сам процесс коммуникации, однако, для них не характерен «эффект присутствия». Контакта глаз, пристального взгляда, румянца на щеках, поз, жестов, мимики – ничего этого не видно. Именно поэтому существует мнение, что сказать ложь легче по телефону, нежели «глаза в глаза», лично.

И еще одним существенным моментом является выбор канала, который определяется по соображениям лигитимности, то есть необходимости предоставить правовую убедительность сообщению и возможность применять его в случаях возникновения делового конфликта для предъявления в органах, которые занимаются защитой права. 

Это объясняет тот факт, что все деловые сделки заключаются в письменной, а не устной форме. Об этом также можно прочитать в книге «Бизнес-коммуникации», выдержки из которой будут подробнее изложены ниже.

Какой канал является соответствующим для любого вида сообщений? Каким образом сообщение должно быть передано: при личном контакте либо письменно? Решение воспользоваться устным или письменным каналом может частично быть обусловлено ответами на вопросы, приведенные ниже:

  • Требуется ли немедленная обратная связь? Нужно ли получение реакции получателя на ваше сообщение?

Бесспорно, устной коммуникацией обеспечивается самая быстрая обратная связь, которая может достигаться и при письменной коммуникации, однако, как правило, более медленно. В то же время, существуют ситуации, когда большое число сообщений требуют немедленной обратной связи, и устная коммуникация закрепляет за собой данную возможность.

  • Является ли вопрос о позитивном восприятии переданного сообщения актуальным?

Зачастую сообщение, которое мы предпринимаем попытку передать, сталкивается с сопротивлением. Если вероятно неприятие данного сообщения, устная коммуникация лучше письменной. При получении письменного сообщения люди чувствуют, что они не имели никакой возможности повлиять на содержание сообщения. В личном разговоре сообщение может быть адаптировано к восприятию получателя путем налаживания обратной связи.

  • Существует ли необходимость в том, чтобы документировать коммуникации?

В ряде случаев сообщения, посылаемые нами, могут требовать проверку либо рассмотрение в более поздние сроки. Зачастую подразумевается также, что получатель сообщения наделён ответственностью за информацию, которая содержится в сообщении. Если важными являются ответственность и подотчетность, то письменная коммуникация будет предпочтительнее устной.

  • Есть ли необходимость в детальной точности?

Если передаваемое сообщение включает в себя детали либо уточняющую информацию, а также объясняет непростую процедуру, письменный метод - это основное средство коммуникации.

Ни один из способов коммуникации не наделен универсальным преимуществом перед другим. Во многих случаях сообщение может быть самым лучшим образом передано посредством сочетания письменного и устного каналов. Часто в завершение устного разговора люди составляют его письменное резюме, конспект. В иных случаях – вручают письменное сообщение, лишь объясняя сущность в паре слов и усиливая позитивное восприятие письменного утверждения.

Очевиден тот факт, что у каждого коммуникационного канала существуют конкретные преимущества и недостатки. Каждый из них, исходя из от обстоятельств, может являться эффективным средством коммуникации. Нестандартные сообщения зачастую двусмысленные (неоднозначные), имеют связь с новыми событиями, поэтому существует довольно высокая вероятность того, что их могут неправильно понять.

Замечание 3

Довольно частой является ситуация, когда данные сообщения передаются в обстановке, которая характеризуется нехваткой времени, необычными условиями ситуации. Эффективно донести всю сложность обстоятельств помогают только наиболее емкие каналы.

Рутинные сообщения включают в себя разные данные либо попросту закрепляют, например, в письменной форме то, о чем менеджеры уже достигли понимания и устной договоренности. Данные сообщения можно передать и через менее емкие коммуникативные каналы. Письменными коммуникациями приходится пользоваться и тогда, когда получатели сообщений в значительной мере удалены друг от друга либо информация наделена официальным характером.

Типология каналов

Разновидность коммуникативных каналов согласно их пропускной способности и пригодности для различного рода сообщений приведена на рисунке ниже (рис. 1).

Типология каналов

Рис. 1 - Классификация коммуникативных каналов 

Далее в рамках данного пункта, нами будет приведена типология коммуникационных каналов ведущих специалистов Соединенных Штатов в сфере бизнес-коммуникаций, которые подразделяют коммуникационные каналы коммуникации в организации на формальные и неформальные.

Определение 1

Формальные каналы коммуникаций – это каналы, определенные и установленные руководящим звеном организации. Линии, которые связывают должностные лица и структурные элементы организационной структуры организации, как правило, являются формальными каналами коммуникаций.

Формальные каналы коммуникаций зачастую описываются в определении направлений – «вниз», «вверх», «горизонтально».
Согласно точкам зрения исследователей Лэйхиффа и Пенроуза, имеют место пять ключевых видов коммуникаций, которые направлены «сверху-вниз»:

  • Инструкции для выполнения работ объясняют, каким образом стоит выполнять то или иное задание. Данные инструкции предоставляются в форме письменных технических условий, технических заданий, руководств по обучению, по проведению занятий при обучении на рабочем месте.
  • Логическое обоснование работ просвещает сотрудников о том, как их задачи соотносимы с иными работами в данной компании. В большинстве организаций данная связь плохо просматривается в виду глубокой специализации.
  • Коммуникации, которые направлены на объяснение политики и методики, они занимаются объяснением сотрудникам правил и личных преимуществ, обеспеченных их работодателями. В качестве примера можно привести положение: «По окончанию трех лет работы в организации сотрудник получает трехнедельный оплачиваемый трудовой отпуск».
  • Обратная связь состоит из сообщений, информирующих сотрудников о том, насколько удовлетворительно они выполняют свои обязанности. Обратную связь стоит организовывать как ежедневно, так и в форме периодических аттестационных собеседований.
  • Внушающая коммуникация ориентирована на предоставление поддержки определенной организационной задачи со стороны сотрудников. К примеру, «Acme Company» была бы не против повсеместного участия своих сотрудников в донорской компании.

Организации имеют структуру для того, чтобы облегчить нисходящую передачу информации. Данный вид информации, как правило, имеет особую точность, так как она спускается вниз с верхних ступеней организации. Как бы то ни было, на сегодняшний день, в большинстве организаций чрезмерное число направленных вниз коммуникаций стало причиной ситуации информационной перегрузки. 

Замечание 3

Легкость передачи сообщений провоцирует ту ситуацию, когда людей захлестывает бесполезная и не относящаяся к делу информация. Жертвам информационной перегрузки приходится сортировать информационный поток, то есть реализовывать те функции, которые должны были быть выполнены отправителем перед тем, как осуществлять рассылку сообщения. Если бы отправители ограничились передачей информации лишь тем людям, которые действительно нуждаются в данной информации, то удалось бы сохранить большое количество ресурсов.

Коммуникационные каналы, которые направлены вверх, являются крайне важными, так как именно они - главное средство поступления информации на более высокие уровни организаций, где непосредственно и принимаются значимые решения. По факту, коммуникации, которые направлены вверх, обозначают следование по звеньям цепочки власти. 

Отдельно стоящий сотрудник сообщает о проблемной ситуации либо передает запрос своему прямому начальству. Если этот начальник не может удовлетворить запрос либо принять решение в ту же минуту, то сообщение перенаправляется другому руководителю, который находится на более высокой ступени.

Снизу-вверх по организационной структуре возможны к передаче такие виды информации:

  • что совершил конкретный сотрудник;
  • какими были действия подчинённых данного сотрудника;
  • каковы были действия других служащих, равных ему по статусу;
  • наличие каких проблем отмечается у конкретного сотрудника;
  • какие проблемы присутствуют в подразделении данного сотрудника;
  • какие меры, с точки зрения служащего, стоит предпринять;
  • каким является восприятие сотрудником своих собственных показателей трудовой деятельности;
  • какие аспекты политики и практики организации нужно корректировать.

В связи с тем, что коммуникации, которые направлены вверх, зачастую считают менее важными, нежели коммуникации противоположного направления, случает, что ими пренебрегают. 

Пример 1

К примеру, изучение катастрофы, которая произошла при взрыве космического корабля «Challenger» в 1986 году, когда погиб весь экипаж корабля, состоящий из семи человек, показало, что NASA проявила себя как организация, невосприимчивая к восходящим сообщениям. 

Непосредственной причиной катастрофы стал некорректный технический проект; но со слов одного из исследователей, «реальной причиной, которая ускорила катастрофу, была бюрократическая организация, умышленно блокировавшая повторяющиеся предупреждающие сигналы». 

По мнению другого автора, установка «могу – делаю», превалирующая в NASA, стала высокомерной установкой «не могу – не делаю». Из-за недостаточного объема усилий по запрашиванию либо поощрению коммуникаций, которые были направлены вверх, техническая проблема, способная выявить при более активном вовлечении умов в ход запуска корабля, так и осталась незамеченной, а затем спровоцировала и последующую катастрофу.

Четыре главные цели применения горизонтальных каналов изложены ниже:

  1. координация работ;
  2. решение проблемных ситуаций;
  3. разделение информации;
  4. разрешение конфликтных моментов.

Горизонтальные коммуникации обладают тональностью, стилем, который отличается от коммуникаций между подчиненными и руководителями, потому что они лежат в плоскости между сотрудниками почти одного уровня в иерархической структуре, а также происходят скорее в консультативном, убеждающем, напоминающем стиле, нежели в директивном.

Нужна помощь преподавателя?
Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Общим случаем в групповой деятельности считается проблема информации о целях и факторах деятельности. Позитивное значение информированности человека о происходящих событиях, их причинах и возможных последствиях можно рассматривать в таких плоскостях:

  • получение доступа к данным – это признак уважительного отношения организации к сотруднику и подразумевает обратное выражение уважения в виде добросовестного исполнения должностных обязанностей;
  • информированность, а еще лучше – участие в принятии решений, создает чувство причастности к происходящему в компании, чувство личной значимости, дает возможность человеку заниматься планированием своего развития и карьеры, а это подразумевает положительную установку на рабочую деятельность в данной организации и стремление к успеху именно в ее структуре, формирует ощущение удовлетворенности трудовой деятельности и направленность на отдачу в полной мере;
  • информированность уменьшает потребность получать информацию из других источников, отвечает за удовлетворение естественного любопытства и препятствует возникновению неформальных групп и лидеров на основе нехватки информации;
  • в организациях, где высокий уровень развития системы информирования, у работников отмечается снижение действенности такого неформального вида коммуникаций как слухи, ухудшающие общественно-психологический климат в трудовом коллективе.

Эффективность формальных коммуникативных сетей в ходе разрешения различных задач отображена на рисунке ниже (рис.2).

Типология каналов

Рис. 2. - Эффективность коммуникативных сетей в рабочем коллективе

Как видим, на данной иллюстрации отображено по два вида централизованных (F-образные и «крест») и децентрализованных сетей («круг» либо «колесо» и «все каналы» или «пирамида»).

Слухи в коммуникациях

Замечание 4

Неформальные коммуникационные каналы в организациях зачастую именуются как ложные слухи. В то время как многие авторы считают, что информация, которая передается по системе «ложных слухов», является неточной, по крайней мере один ученый, действительный член Академии менеджмента Кейт Девис, полагает, что от 75% до 95% такой информации являются корректной. К тому же неформальные каналы, как правило, передают информацию быстрее, нежели формальные, и обладают важной ролью при распределении организационных задач.

В одном из актуальных исследований организационных сплетен лишь 14% опрошенных подтвердили, что редко обращаются к слухам. По заявлению остальных, они распространяют слухи либо часто, либо время от времени. Большинство тематик, с которыми были связаны слухи, имели связь с самой работой; в числе самых часто обсуждаемых тем называют изменения в бизнесе и организационные интриги, а 57% респондентов объяснили свое участие в распространении сплетен тем, что лишь в данном формате можно было узнать, «что творится на самом деле».

Неформальные сообщения также имеют другое название – заданий, которые не относятся к работе, общественные либо поддерживающие коммуникации. Бывает так, что сообщение может быть распространено по командной цепочке и при этом оставаться неформальным. Это особенно правильно в том случае, когда тема сообщения не имеет отношение к данной организации либо данному виду работ. 

Пример 2

В качестве примером можно привести ситуации, когда сотрудники различных уровней выносят на обсуждение темы, которые не связаны с трудовой деятельностью, во время игры в гольф или на пикнике за городом.

Распространенным видом неформальных коммуникаций можно назвать управление, которое основано на выходах в народ, и «виноградная лоза» (в литературе можно встретить другое название данного явления: «виноградная гроздь», иногда просто «гроздь», однако, это определение имеет отношение к одной из форм передачи данных по неформальным коммуникационным каналам, в то время как понятие «лоза» охватывает все формы неформальных связей).

Управление, которое основано на выходах в народ, или обходы производственных участков, дает возможность менеджерам получать информацию «из первых уст», без ошибок, в оперативном режиме, сформировать более человеческие отношения с подчиненными, получить представление об их проблемах, проверить реакцию на принимаемые решения (обеспечить обратную связь), «провентилировать» отношение к предполагаемым изменениям.

Определение 2

«Виноградной лозой» называют неформальную коммуникативную сеть организации, которая формируется в низшем звене и существует вместе с формальной сетью. Чем меньше информации поступает к работникам по официальным каналам, тем активнее развивается «виноградная лоза».

Цепочки лозы бывают:

  1. однонаправленные (информация передается последовательно от одного работника другому);
  2. сплетни (от одного – многим);
  3. вероятностные (новость распространяется случайным образом);
  4. гроздь (информация передается нескольким сотрудникам, а некоторые из них также передают информацию нескольким).

Известнейшая формула психолога П. В. Симонова:

Э = П(Н-С),

где Э – эмоциональная напряженность в коллективе; П – потребность в информации; Н – необходимая информация; С – имеющиеся данные.

В соответствии с данной формулой, эмоциональная напряженность в коллективе находится в прямой зависимости от разницы между требуемой и предоставляемой информацией – чем ближе данная разница к нулю, тем более спокоен и работоспособен коллектив, тем ниже эмоциональная напряженность, меньше оснований для возникновения слухов и неформальных групп.

В таблице 1 нами приведены данные, которые показывают источники информирования работников, используемые в Германии.

Таблица 1 - Источники информирования работников предприятия ФРГ

Слухи в коммуникациях

Данные, представленные в таблице, были получены на основе опроса сотрудников одного из немецких предприятий.
В одном из исследований, осуществленным в США, сотрудников попросили определить «официальный» коммуникационный канал, который предпочитают их работодатели. Респонденты назвали формальные каналы, согласно материалам таблицы 2.

Таблица 2 - Формальные каналы, которые используются руководством компании из США

Слухи в коммуникациях

Если в немецкой организации заботу об информировании сотрудников возложило на себя руководство, причем информация доводится в ходе непосредственного общения, то в американской компании предпочитают более формальные и «обезличенные» каналы передачи информации.

Навигация по статьям

Выполненные работы по менеджменту
  • Менеджмент

    Причины возникновения и типология конфликтов в организациях СКС

    • Вид работы:

      Курсовая работа

    • Выполнена:

      6 сентября 2016 г.

    • Стоимость:

      900 руб

    Заказать такую же работу
  • Менеджмент

    Приоритетные методы управления при различных ОСУ

    • Вид работы:

      Курсовая работа

    • Выполнена:

      5 октября 2016 г.

    • Стоимость:

      1 000 руб

    Заказать такую же работу
  • Менеджмент

    Власть и лидерство. Сущность и значение

    • Вид работы:

      Реферат

    • Выполнена:

      7 ноября 2016 г.

    • Стоимость:

      400 руб

    Заказать такую же работу
  • Менеджмент

    Социально ответственное поведение как основа развития современной компании. Заказ: 908434

    • Вид работы:

      Реферат

    • Выполнена:

      11 ноября 2016 г.

    • Стоимость:

      400 руб

    Заказать такую же работу
  • Менеджмент

    Проанализируйте портфель брендов и иерархию брендов любой компании на Ваш выбор.

    • Вид работы:

      Реферат

    • Выполнена:

      21 июля 2019 г.

    • Стоимость:

      400 руб

    Заказать такую же работу
  • Менеджмент

    Адаптивные информационные и коммуникационные технологии.

    • Вид работы:

      Реферат

    • Выполнена:

      25 июля 2019 г.

    • Стоимость:

      500 руб

    Заказать такую же работу
  • Не получается написать работу самому?

    Доверь это кандидату наук!