Связи, градация, иерархия и полномочия в организациях

Связи в организациях

В организации, которая состоит из нескольких частей, должна происходить некоторая координация действий. Подобная координация представляет собой основу структуры организации, которая чаще всего определяется как совокупность устойчивых связей.

Связи и фактическое взаимодействие частей помогают организовывать единство. Связь выступает в данном контексте главным условием, которое способно определить возможные взаимодействия. Каналы коммуникации служат средствами связи между частями организации. Виды связей соответствуют видам тех отношений между частями организации, которые объединяют части в единое целое.

В организации возможны различные типы связей. Это зависит от того, какой критерий положен в основу их классификации. Самыми часто исследуемыми являются пары связей в организации: вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные, формальные и неформальные.

Вертикальные связи

Вертикальные связи способны соединять иерархические уровни в организации и её составляющих. Их формализация происходит в процессе проектирования организации, они действуют постоянно и изображаются на всех возможных схемах, при этом отражают распределение полномочий или указывают на то, кто кем является на самом деле в организационной иерархии. Такие связи выступают каналами для передачи распорядительной и отчётной информации, создавая тем самым стальную обстановку в организации. Вертикальные связи помогают решить проблемы власти и влияния, иначе говоря. Реализовать вертикальную загрузку работы. Зачастую рост организации сопровождается ростом вертикальных связей, поскольку по их количеству можно сделать вывод о размере организации. Современная крупная промышленная организация с сотнями тысяч занятых может насчитывать от 7 до 12 уровней по вертикали.

Вертикальные связи – это единственный тип связи, который присущ линейной департаментизации. Они занимают важное место в процессе функциональной и продуктовой департаментизации, одновременно с этим ещё и дополняются горизонтальными связями. Применение вертикальных связей как каналов передачи информации для принятия решения стало малоэффективным, в тот момент, когда информация, которая используется для решения, вынуждена была проходить несколько уровней организационной иерархии, этот процесс усложнялся ещё и тем, что чаще всего они располагаются на значительном удалении друг от друга.

Горизонтальные связи

Основное предназначение горизонтальных связей заключается в способности наиболее эффективно взаимодействовать частями организации при возникновении спорных вопросов или проблем. Они позволяют укреплять вертикальные связи и делать организацию в общем более устойчивой к разнообразным внешним и внутренним воздействиям.

Горизонтальные связи создали некоторые преимущества. Они дают возможность значительно экономить время, качественно и эффективно взаимодействовать, развивать у руководителей самостоятельность на местах, инициаторские способности, а также повышать мотивацию и снижать боязнь риска. Горизонтальные связи отличаются от вертикальных тем, что за исключением матричной департаментизации, они по обыкновению своему не формализуются в ходе проектирования организации.

При установлении горизонтальных связей на неформальной основе вышестоящим руководством, чаще всего они тесно связаны со временем, конкретным событием или людьми.

Одновременно с неформальными способами существуют способы формализации горизонтальных отношений. Надо отметить, что иногда, чтобы усилить механизм горизонтального взаимодействия необходимо прибегнуть к назначению специальных лиц, которые смогли бы осуществить двусторонние контакты между подразделениями внутри организации. Такими лицами могут выступать заместители, которые курируют группу подразделений одного уровня, или координаторы, которые руководят отдельными проектами или программами, ставящие перед собой цели по получению одного конечного результата или продукта. В такой ситуации и те, и другие получают права, которые превышают уровень прав, других подразделений, вступивших в горизонтальное взаимодействие.

Среди групп методов установления горизонтальных связей также отмечается создание целевых групп и команд, которые состоят из представителей различных частей организации, и они предназначаются для решения задач на стыке подразделений или проблем, связанных с их взаимодействием. Создание целевых групп чаще всего происходит на временной основе, а команды – на постоянной. Самое большое распространение и развитие получили горизонтальные отношения в пределах матричной департаментизации, где за основу взята система двойного подчинения.

Линейные и функциональные связи

Кроме этого в организации ещё устанавливается одна пара связей, ими являются линейные и функциональные связи. Бытует мнение, что линейные связи некоторым образом связаны с производством, а функциональные, в свою очередь, со вспомогательными по отношению к производству функциями, что немного неверно. Линейные связи представляют собой отношения, в которых руководитель реализует свои властные права и занимается осуществлением прямых руководящих обязанностей над подчинёнными, иначе говоря, эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и являются формой приказа, распоряжения или указания.

Суть функциональных связей заключается в их совещательной функции, которая позволяет посредством данных связей реализовывать информационное обеспечение и координировать деятельность организации. Функциональные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и представлены в форме совета, рекомендации или альтернативного решения.

Примечательно, что и те, и другие связи осуществляются конкретными подразделениями в организации, порождает представление о том, что отдельные подразделения имеют большее отношение к какому-то типу связей. На практике оказывается, что данное восприятие зачастую переносится на название подразделений.

Формальные и неформальные связи

Принято считать, что регулирующие правила установлены и приняты, если на их основе:

• Члены организации взаимодействуют между собой.
• Члены организации предпочитают делать то, что они делают.
• Цель работы или общая цель организации объединяет разных людей между собой.

Практика показала, что формальные связи служат основой утверждённых в организации положений о подразделениях, должностных инструкциях, в первую очередь, в части описания характера отношений между разными должностями.

Неформальные связи возникают в тот момент, когда формальные связи не могут выполнять свою роль, а именно не отвечают интересам работников или организации в целом. Основой неформальных связей являются отношения между конкретными индивидами, а не между установленными должностями. Это прежде всего отношения между определёнными людьми, который занимают различные должности, а не между коллегами или руководителями и подчинёнными. Неформальные связи существуют всегда, поскольку практически невозможно запихнуть в должностную инструкцию все нюансы реальной жизни.

Возникновение неформальных связей можно считать своеобразной индивидуальной защитной реакцией личностей на неадекватную адаптацию организации к внешним и внутренним изменениям. В процессе развития в организации неформальных связей можно наблюдать смену позиций, которая будет спровоцирована в иерархической субординации по реализации властных прав и информационного обеспечения.

Неформальные связи представляют собой основу формирования неформальных групп, могут выделиться неформальные лидеры и создать параллельную неформальную организацию. Если расхождения между зафиксированной в соответствующих документах формальной организацией и реально существующей неформальной слишком велики, что руководитель имеет право ослабить действие неформальной организации или вовсе её устранить вместе с неформальными связями. Однако самое подходящее решение в данной ситуации – формализовать более устойчивую группу, сделав её легальной частью формальной организации. Этот процесс обычно называют формализацией организации.