Специальное предложение

Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.

Как организовать документооборот на предприятии

Содержание:

Сущность организации документооборота на предприятии

Определение 1

Документооборот – процесс движения документов с момента их формирования до передачи в архив или выхода во внешнюю среду. Порядок движение определен управленческим процессом в данной организации.

Хоть документооборот вторичен, но он тоже регулируется, например, документом «3.1 Организация документооборота». Документооборот содержит:

  • формирование стандартов по документам;
  • формирование сводных схем;
  • формирование графиков документооборота, созданных по целевому признаку;
  • установление ответственности за формирование и передачу информации;
  • установление сроков хранения документов.

Сама документация бывает:

  • входящая;
  • исходящая;
  • внутренняя.

Вышеперечисленные категории определяют документопоток, направленность которого бывает трех видов:

  • вертикальная (движение осуществляется на разных уровнях);
  • горизонтальная (движение осуществляется на одном уровне);
  • смешанная (горизонтальная направленность + вертикальная).
Определение 2

Документопоток – сумма документаций одного типа или назначения, имеющие один маршрут движения.

Характеристики документопотока:

  • содержание;
  • функциональная принадлежность;
  • структура;
  • режим/цикличность;
  • направление;
  • плотность.

Как уже понятно, документация обрабатывается и движется. Рассмотрим этапы движения.

Этапы движения

Технологическая цепочка:

  • получение, первичная обработка документации;
  • предварительное рассмотрение, распределение документации;
  • регистрирование документации;
  • контроль над исполнением;
  • информационно-справочная работа;
  • формирование, согласование и оформление документации;
  • отправка или направление в дело.
Вывод 1

Таким образом, стандарты документов содержат форму и правила обработки и получения документации.

Правила отвечают на вопросы:

  • Кто?
  • Куда?
  • Кому?
  • Какие сроки?
  • Кто отвечает за нарушение правил?
  • Каковы последствия нарушения?

Сроки хранения некоторых первичных документов определены Перечнем типовых документов, образованные в работе предприятия, в которых указаны сроки хранения, утвержденные Росархивом 6.15.00 г. Сроки хранения разрабатываются хозяйствующим субъектом. В крупных предприятиях сроки хранения необходимы для контроля хозяйственной деятельности организации.

Нужна помощь преподавателя?
Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Пример 1

Завод, производящий белковую колбасную оболочку, пользуется различными внутренними журналами. В положении к регламенту указаны следующие журналы:

  • технологический;
  • учетный (предназначен для создания документации и отчетов);
  • учетный (предназначен для контроля);
  • эксплуатационный;
  • информация, предназначенная для стимулирования персонала;
  • журнал для «разбора полетов по технологии».

На рисунках 1 и 2 показаны приложения к стандарту документооборота журналов.

Рисунок 1. Журнал дезинфекции склада созревания бактерицидными лампами

Этапы движения

Рисунок 2. Журнал «Остатки вспомогательных материалов»

Этапы движения

Такие схемы есть в приложениях к инструкциям регламентации документооборота и в приложениях к должным инструкциям.

Сущность графика документооборота

Определение 3

График документооборота – это таблица, которая содержит информацию о каждом документе:

  • название документации;
  • участники информационного потока;
  • сроки хранения (прием/сдача).

Каждая организация самостоятельно создает форму графика. Организация может ориентироваться на стандарт, указанный в Приложение к Положению о документах и документообороте в бухучете, который утвержден Минфином СССР 29.07.83 г. №105, действующий документ. Пример графика документооборота представлен ниже.

Рисунок 3. График документооборота

Сущность графика документооборота

Вывод

При организации или совершенствовании документооборота организации необходимо учитывать структуру управления, взаимосвязь подразделений, взаимосвязь бизнес-процессов, взаимосвязь подсистем. Каждому аспекту предоставляется определенный вид документооборота:

  • бухгалтерский;
  • оперативно-технический;
  • организационно-распорядительный;
  • технический;
  • технологический;
  • и т.д.

Естественно при документообороте возникают внутренние проблемы, проблемы с взаимосвязью, поэтому необходим регламент систем, подсистем.

Навигация по статьям

Выполненные работы по бухгалтерскому учет и аудиту
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Анализ амортизации основных средств по данным бухгалтерской отчетности

    • Вид работы:

      Курсовая

    • Выполнена:

      16 мая 2017 г.

    • Стоимость:

      800 руб

    Заказать такую же работу
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Учет и анализ формирования и использования прибыли организации

    • Вид работы:

      Дипломная

    • Выполнена:

      10 марта 2017 г.

    • Стоимость:

      5 400 руб

    Заказать такую же работу
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Дипл

    • Вид работы:

      Дипломная

    • Выполнена:

      9 января 2017 г.

    • Стоимость:

      4 400 руб

    Заказать такую же работу
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Основные направления совершенствования организации учета и контроля расходов в учреждении

    • Вид работы:

      Дипломная

    • Выполнена:

      5 мая 2016 г.

    • Стоимость:

      4 900 руб

    Заказать такую же работу
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Учет и аудит оплаты отпусков

    • Вид работы:

      Дипломная

    • Выполнена:

      4 мая 2015 г.

    • Стоимость:

      4 900 руб

    Заказать такую же работу
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Анализ расчетов с покупателями и заказчиками на примере ИП

    • Вид работы:

      Дипломная

    • Выполнена:

      26 апреля 2015 г.

    • Стоимость:

      4 800 руб

    Заказать такую же работу
  • Не получается написать работу самому?

    Доверь это кандидату наук!