Как организовать бюджетирование

Организация бюджетирования в компании и обеспечение его эффективного функционирования требует обеспечения ряда подготовительных работ.

Рассмотрим главные группы работ для обеспечения бюджетирования в компании:

• создание и согласование финансовой структуры компании;
• работа над структурой генерального бюджета компании;
• создание бюджетной политики компании;
• создание распорядка бюджетирования.

Финансовая структура компании

Согласованные администрацией компании центры ответственности существующей организационной структуры управления компанией являются основой финансовой структуры управления.

Рассмотрим в виде схемы, как осуществляется устройство формирования финансовой структуры управления компании:

Рисунок 1. Финансовая структура управления компании

В ходе данного механизма формирования финансовой структуры управления компании, существует три варианта создания финансовой структуры организации:

• структура, идентичная организационной структуре управления компанией;
• структура, имеющая несколько организационных объединенных элементов;
• труктура, которая предусматривает разбивку на составляющие части элементов базовой организационной структуры управления.

Существует ряд взаимосвязей и видов центров ответственности, которые возможно использовать при создании финансовой структуры компании. При наличии в компании одного вида деятельности, часть отделов компании можно обозначить как центры затрат, а другую часть как центры дохода. Таким образом, компания будет выглядеть как центр инвестиций или центр прибыли.

Рассмотрим один из вариантов в виде схемы, как будет выглядеть структура центров ответственности:

Рисунок 2. Структура центров ответственности (1 вариант)

В случае же если в компании осуществляется три вида деятельности, два из них оформляются как центры маржинальной прибыли (ЦМП), а третий является центром затрат. Деятельность первого и второго центра осуществляют производственные и операционные отделы компании. Отдел продаж в свою очередь выделяет два сектора, которые являются центрами дохода.

Рассмотрим, как это будет выглядеть в виде схемы:

Рисунок 3. Структура центров ответственности (2 вариант)

Рассмотрим финансовую структуру управления компанией:

Рисунок 4. Финансовая структура управления предприятием

Самым максимально эффективным подходом считается ситуация, при которой финансовая структура управления, находящаяся на базе ЦО назначается для:

• процесса бюджетирования;
• учета по центрам финансовой ответственности;
• мотивации сотрудников центров ответственности.

Положение о бюджетной структуре

В создание структуры генерального бюджета входит работа по созданию классификаторов бюджета, бюджетных статей, которые необходимы организационным звеньям структуры управления компанией или финансовой структурой. Для этого необходимо использование методики матричных проекций. А также необходимо произвести детальную проработку взаимосвязи всех компонентов. В итоге всех этих операций формируется «Положение о бюджетной структуре» и положение о конкретных бюджетах.

Положения конкретных бюджетов необходимы для детализации данных предыдущего положения и представления в систематизированной форме порядка формирования отдельного бюджета. В состав положений конкретных бюджетов входит определение целей и задач их формирования, таблицы закрепления статей бюджета за центрами финансовой отчетности, а также система контроля бюджетов.

В состав бюджетного регламента входит:

• изучение времени бюджетирования;
• определение времени возможного изменения бюджета;
• форма, применяемая к бюджетным таблицам;
• система документооборота, необходимая для формирования конкретных бюджетов;
• план документооборота, в котором указаны код и название документа, участники формирования документа, адреса, время сдачи документа.

Рассмотрим систему формирования Положения о бюджетной структуре:

Рисунок 5. Система формирования Положения о бюджетной структуре

Положение о бюджете расходов и доходов

Рассмотрим две основные задачи Положения о бюджетах доходов и расходов:

• основываясь на бюджетной политике компании, вести бюджетирование и анализ прибыли и убытков организации, при этом учитывать выбранный уровень детализации;
• гарантировать наличие информационной поддержки управлению прибылью компании.
• Центром консолидации осуществляется бюджетный контроль расходов и доходов компании. И здесь выделяется несколько основных направлений:
• корректность заполнения форм бюджетов;
• сумма расходов должна соответствовать плановому лимиту;
• следование бюджетному регламенту.
• Ответственное за бюджетирование лицо должно сдать в центр консолидации ряд согласованных форм бюджетов доходов и расходов. В свою очередь, в центре консолидации могут запросить вместе с представленными документами, дополнительную документацию, а именно:
• данные аналитического характера, в которых отражена информация составления представленных документов;
• обоснование отдельных сумм, указанных в представленных документах;
• и все прочие документы, которые имеют отношение к бюджетированию расходов и доходов.

Бюджетный регламент учитывает специфику направления деятельности компании в ведении бюджетов доходов и расходов периодом бюджетирования в 12 месяцев, что представляет собой четыре квартала.

Результаты работы первого месяца первого квартала обозначают плановое значение работы третьего месяца первого и второго кварталов.

Результаты работы второго месяца первого квартала влияют на помесячную разбивку и корректировку плановой информации второго квартала.

Результаты работы третьего месяца первого квартала влияют на корректировку планов второго и третьего месяца второго квартала, а также на основе этих данных формируется график на третий квартал.

Основа бюджетной политики предприятия состоит в выработке и закреплении стандартов создания показателей бюджетных статей, методов их оценки, а также способов фиксирования регламентов бюджетирования. Бюджетная политика компании очень напоминает форму учетной политики.

Рассмотрим основные моменты, которые нашли отражение в бюджетной политике:

• способы оценки и создания плановой себестоимости товара;
• порядок калькулирования бюджетов расходов и доходов;
• порядок, при котором видны дебиторская и кредиторская задолженность;
• способы оценки и отражения имущества;
• стандарты, которые помогают планировать выручку от продаж.

Помимо этого бюджетная политика контролирует такие вопросы, как:

• стандарты формирования бюджета;
• защиту бюджетных статей;
• правила, при которых можно сокращать или увеличивать бюджетные статьи;
• координация исполнения бюджетов.

Что такое внутрифирменные доходы

Во время консолидации бюджетов часто происходят операции передачи внутрифирменных расходов и доходов. Таким образом, во время планирования работы компании и бухгалтерского учета, необходимо проконтролировать вопрос возникновения внутренних оборотов, что может привести к двойным счетам.

Рассредоточение функций

Крупные компании во время формирования и контроля исполнения бюджетов создает бюджетный комитет.

Помимо сотрудников всех центров ответственности, бюджетный комитет может включать в себя администрацию компании.

Рассмотрим ключевые функции бюджетного комитета:

• трансформировать стратегические бюджеты в операционные бюджеты;
• утверждать операционные и финансовые бюджеты;
• консолидировать операционные и финансовые бюджеты в генеральный бюджет;
• рассматривать отчеты выполнения бюджетов;
• анализировать причины отклонения от бюджетов;
• решать конфликтные ситуации, которые возникают во время исполнения бюджета;
• организовывать рабочие совещания.

Помимо этого в поле деятельности бюджетного комитета входит рассмотрение вопросов распределения ответственности сотрудников в ситуациях, при которых определенная область может оказаться в сфере совместной ответственности, оценка нормативов, анализ корректности распределения общих затрат несколькими центрами ответственности, анализ корректности распределения общекорпоративных затрат в центрах прибыли, а также решение вопросов договорной трансфертной цены.

Координатор бюджетного комитета отвечает за взаимодействие различных участников внутри бюджетного комитета.

В завершении статьи предлагаем рассмотреть таблицу Дж. Шима и Дж. Сингела, которая помогает координировать работу по формированию и контролю бюджетов:

Таблица 1. Координация работы по формированию и контролю бюджетов