Специальное предложение

Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.

Структуризация проектной деятельности в рамках менеджмента

Содержание:

Понятие структуры проекта

Чаще всего проект рассматривается в качестве сложной системы. Структура данной системы – это один из способов организовать связи и отношения между ее составляющими, так называемыми подсистемами. Во время формирования структуры системы задается описание большого количества составляющих системы, а также разного рода взаимосвязей между ними, распределение задач по уровням и элементам системы, определение комплекса средств, которые обеспечивают их эффективное решение.

Степень управляемости любого объекта находится в зависимости от того, насколько эффективно были предоставлены детали объекта управления, то есть разделение единой системы на иерархические подсистемы и составляющие, относительно которых управленческие воздействия становятся актуальными и адекватными.

Определение 1

Структура проекта в менеджмент – это дерево компонентов, которые ориентированы на продукт и представлены оборудованием, работами, услугами и информацией, которые были получены по результатам осуществления проекта. Другими словами, структура проекта – это организованная работа связей и отношений между его составляющими.

Предназначение структуры проекта состоит в определении продукции, которую стоит сформировать либо произвести, и объединить составляющие работы, которую нужно будет выполнить, как между собой, так и с конечной целью всего проекта. К созданию структуры приступают с построения дерева целей, то есть диверсификации всех целей проекта на более мелкие блоки работ, вплоть до достижения самих мелких позиций, которые подлежат контролю.

Данная структура в виде дерева дает возможность разделить общий объем работ по проекту на поддающиеся управлению самостоятельные блоки. Следовательно, определяется логическая связь между ресурсами и объемами работ, которые нужно реализовать в будущем.

Процесс структурирования

Структурирование проекта включает в себя дробление проекта по таким признакам:

  1. компоненты продукции проекта;
  2. этапы жизненного цикла;
  3. составные части организационной структуры.
Замечание 1

Процесс структуризации неразрывен с процессом планирования проекта, а также таким этапом как подготовка сводного плана проекта и матрицы разделения ответственности и обязанностей.

Основными задачам структуризации можно назвать:

  • разделение проекта на поддающиеся управлению блоки;
  • разделение ответственности за разные составляющие проекта, учитывая структуру организации и имеющиеся ресурсы;
  • тщательная оценка необходимых издержек – финансовых, временных, материальных;
  • формирование единой базы для планирования, составления смет, контроля за затратами;
  • связь работ по проекту с системой бухгалтерского учета и аудита;
  • уточнение целей проектной деятельности по отделам организации;
  • определение подрядов.

Иными словами, главная задача структуризации – определение вещественных компонентов проекта, итогом которой становится подпродуктовая структура.

Определение 2

Структура процесса – структуризация всего проекта по периодам его жизненного цикла.

Структуризация проекта согласно видам выполняемых функций формирует собой организационную структуру проекта.

Формирование организационной структуры компании, как правило, включает в себя такие шаги: 

  1. определение целей и задач экономической деятельности;
  2. определение функций, которые следует осуществлять предприятию для того, чтобы достичь описанных выше целей (общее руководство, финансы, финансовый контроль, управленческий и бухгалтерский учет, управление персоналом, маркетинг, продажа и сбыт, снабжение, производство, бизнес-планирование, экономический анализ);
  3. группировка либо увязывание друг с другом функций;
  4. выявление структурных подразделений, которые отвечают за осуществление работы всех функций. Если в компании принимается решение о формировании нового подразделения, стоит учитывать, какую функцию оно будет осуществлять, то есть функция должна быть спроецирована на некое структурное звено;
  5. анализ, составление плана и описания всех ключевых видов работ;
  6. составление программы приема на работу и обучения персонала для новых отделов.

Процесс структуризации проекта может быть изображен следующим перечнем стандартных этапов:

  • Определение проекта. Предполагает конкретную формулировку таких параметров как характер проекта, его цели и содержание проекта, а также выявление всех конечных продуктов проекта с их детальным описанием. Здесь же следует составить иерархию целей.
  • Уровень детализации. На данном этапе изучаются разного рода уровни детализации плана и определяется оптимальное число уровней элементов структуры.
  • Структура процесса. Подразумевает разработку схемы жизненного цикла проекта.
  • Организационная структура, то есть организационная схема проекта, которая охватывает все группы участников либо отдельно взятых участников, которые принимают участие в работе над проектом, включая специалистов из внешней среды, которые заинтересованы в осуществлении проекта.
  • Структура продукта, то есть схема деления конечного продукта на подсистемы либо компоненты, включая материальное, программное, информационное, сервисное обеспечения, в случае необходимости и территориальное разделение.
  • Система бухгалтерских счетов организации, которая подразумевает создание системы кодов, используемых при создании структуры проекта. Данная система должна базироваться на реально существующем в компании плане бухгалтерских счетов и на системе внутреннего учета.
  • Структура разбивки проекта. Итоги с третьего по шестой шагов интегрируются в одну общую структуру проекта.
  • Генеральный сводный план проекта, который в дальнейшей операционной работе может быть подвергнут дальнейшей детализации для поиска оптимального пути разрешения и достижения цели.
  • Матрица распределения ответственности. После анализа отношений между составными частями структуры проекта и организационной структурой создается матрица, в которой все элементы целостной структуры проекта образуют собой строки, а составляющие организационной структуры компании – столбцы. В каждой ячейке матрицы уровни ответственности отображаются с помощью условных обозначений либо специальных символов.

Нужна помощь преподавателя?
Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Для структуризации проектов используется ряд специальных моделей:

  • древо целей;
  • древо решений;
  • древо работ;
  • организационная структура исполнителей;
  • матрица ответственности;
  • сетевая модель;
  • структура потребляемых ресурсов;
  • структура затрат;
  • структура стоимости.

Виды структур проектов

Выделяют три ключевых вида структур, которые используются при управлении проектами:

  1. функциональная; 
  2. матричная;
  3. проектная. 

Функциональная структура

В функциональной структуре (рисунок 1) управление реализуется линейным руководителем с помощью группы подчиненных ему функциональных менеджеров, то есть руководителей отделов. В случае использования данного вида при управлении проектами, то, как правило, назначается один либо более координаторов, которые осуществляют связь между всеми функциональными подразделениями для оперативной и продуктивной работы.

Функциональная структура

Рис.1 - Функциональная структура проектов

Матричная структура

В матричной структуре для того, чтобы решить некую проблему, формируются временные проектные группы, во главе каждого из которых находится руководитель проекта. Взаимодействие человека, который возглавляет проект, с функциональными отделами происходит по горизонтали, и эти связи, пересекаясь с традиционными вертикальными связями иерархии функциональной структуры, образуют собой матрицу взаимодействия сотрудников в компании. 

За все конкретные итоги деятельности по проекту ответственен руководитель проекта, который не имеет непосредственной административной власти над членами группы своего проекта. 

Существует три вида матричной структуры:

  • Слабая матричная структура приближена к функциональной, сильная – к проектной. 

Слабая матричная структура (рисунок 2) –  вид структуры, в которой координационные функции осуществляется сотрудником функционального подразделения в свободное от основных обязанностей время.

Матричная структура

Рис. 2 - Слабая матричная структура

Сбалансированная матричная структура (рисунок 3) – вид структуры, в которой координационные функции осуществляется сотрудниками, которые целиком освобождены от текущих обязанностей.

Матричная структура

Рис. 3 - Сбалансированная матричная структура

Сильная матричная структура (рисунок 4) – вид структуры, в котором формируется отдел, объединяющий менеджеров проектов и контролирующий ресурсы.

Матричная структура

Рис. 4 - Сильная матричная структура

Проектная структура

В данном виде структуры для того, чтобы решать конкретные задачи, которые связаны с работой над проектом, создается рабочая группа, которую распускают после его окончания. Персонал и ресурсы, которые были привлечены ранее к работе, возвращаются обратно в свои функциональные отделы. Для того, чтобы решить задачи перспективного развития в составе предприятия, формируется специальное подразделение, а руководители проектов сосредотачивают свои усилия на выполнении конкретно поставленных задач (рисунок 5).

Проектная структура

Рис. 5 - Проектная структура

Критерии выбора организационной структуры

Для принятия решений по выбору вида организационной структуры существует перечень критериев, которые представлены в таблице ниже.
Таблица 1. Критерии для принятия решения по выбору организационной структуры

Критерии выбора организационной структуры

При организационном проектировании стоит уделить внимание ключевым аспектам оптимизации организационной структуры, среди которых следующие пункты:

  1. диапазон управления, то есть количество сотрудников, которые подчиняются руководителю отдела либо его внутренней организационной единице;
  2. количество уровней управления;
  3. разбивка по деталям деятельности, связанной с видами работ, процессами, видам оборудования, месторасположением, продукцией или потребительскими категориями;
  4. составление регламента и распределение обязанностей и полномочий.
Замечание 2

Важно помнить, что организационной структуре проектной команды следует соответствовать ключевым направлениям деятельности по реализации проекта.

Методы структуризации принципиально представлены двумя: 

  1. "сверху - вниз", то есть к выявлению общих задач с последующим разбором на детали;
  2. "снизу - вверх", то есть определение единичных проблем и задач, а затем их объединение.

Навигация по статьям

Не получается написать работу самому?

Доверь это кандидату наук!