Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.

Коммуникации в рамках организации как вид взаимодействия

Содержание:

Определение 1

Организационные коммуникации – это разновидность информационных взаимодействий, в которые вступают члены организаций для того, чтобы достичь поставленных целей.

Коммуникационные потоки есть фундамент, на который опирается вся управленческая деятельность. Благодаря им организация в качестве системы обладает целостным характером, в связи с тем, что с помощью обмена информацией становится возможным связать все составляющие организации воедино, а также помочь в решении насущных задач. Следовательно, можно сказать, что организационная система является коммуникативной.
Коммуникации в тех или иных организациях рассматриваются со стороны их структуры и развития, где:

Определение 2

Структура организационных коммуникаций - это взаимодействие их составляющих. 
А развитие коммуникаций проявляется, в частности, в различных видах коммуникативного поведения либо коммуникативной активности сотрудника.

В данной статье будет подробно изучена лишь структура организационных коммуникаций.

Структура организационных коммуникаций

Ключевыми составляющими коммуникационной структуры того либо иного предприятия можно назвать:

  • внешние и внутренние коммуникации;
  • непосредственные (лицом к лицу) и опосредованные (через посредника: телефон, распоряжения, факс, письмо) коммуникации;
  • формальные, неличные (те организационные каналы, по которым поступает вся информация о деятельности организации, связанная с должностными отношениями, обусловленными функциональными обязанностями, инструкциями; а также отчеты, приказы) и неформальные, личные (основаны на личных симпатиях и интересах);
  • коммуникации, которые происходят по графику и плану (совещания, собрания и др.) и неуправляемые, ситуационные (являются следствием потребности людей в общении, оформляются спонтанно);
  • межличностные (человек - человек), межгрупповые (отдел - отдел) и организационные (компания - компания, компания – внешняя среда);
  • электронные и неэлектронные;
  • монокультурные (между аудиториями одной культуры) и мультикультурные (между участниками иных культур);
  • локальные, региональные, национальные, глобальные – по уровням реализации коммуникационных взаимодействий.

Мы подробно охарактеризуем наиболее важные типы организационных коммуникаций.

Внешние коммуникации

Внешние коммуникации ориентированы на внешнюю среду организации. Цель данных коммуникаций – осуществить эффективное взаимодействие с внешними стейкхолдерами, которые представлены группами и организациями, которые заинтересованы в продуктивной работе всей компании. Разновидностями внешних коммуникаций можно назвать пресс-релизы, связи с потребителями, поставщиками, конкурентами, государственными, негосударственными и общественными организациями, проведение рекламных компаний, дней открытых дверей.

Внутренние коммуникации, их виды и иерархия

Внутренние коммуникации ориентированы вовнутрь, то есть на внутреннюю среду компании, когда источник и получатель тех или иных данных находятся в самом предприятии. К разновидностям внутренних коммуникаций относят корпоративные сайты и издания, доски объявлений и так далее. С помощью указанных разновидностей коммуникаций происходит взаимодействие с внутренними и внешними целевыми аудиториями.

Внутренние коммуникации можно разделить следующим образом

  • вертикальные, 
  1. восходящие;
  2. нисходящие.
  • горизонтальные;
  • диагональные.

Восходящие коммуникации

Определение 3

Восходящие коммуникации – это сообщения, которые посылаются с самого низкого уровня организации на более высокий

Многие предприятия, на сегодняшний момент, стремятся к тому, чтобы создать подобные каналы связи между администрацией и трудовым коллективом. Сотрудникам всегда приятно быть услышанными своими руководителями, а это мотивирует их на более эффективный труд. Главные виды посланий восходящей коммуникации напрямую связаны с проблемными ситуациями и форс-мажорами. Такие виды коммуникаций оповещают руководство о каких-либо проблемах в работе и развитии подразделений.

Послания восходящей коммуникации разделяются таким образом:

  • предложения по улучшению условий на отдельных рабочих местах, в отделах либо предприятии в общем и целом;
  • отчеты о работе отдельных людей или целого отдела;
  • жалобы работников на своих коллег, рабочие условия либо непосредственное руководство.

На современном этапе развития многие организации стремятся к облегчению проведения восходящих коммуникаций, то есть обратной связи. Для этого администрацией используются такие инструменты, как:

  • дни открытых дверей;
  • личные встречи;
  • обещания премий и дополнительных выплат к основному окладу;
  • анкетирование для выявления мнения персонала;
  • дизайн и интерьер офисов.
Замечание 1

Большое количество руководителей среднего звена в иерархических организациях не заинтересованы в том, чтобы негативная информация, всегда имеющеюся у коллектива, стала бы известна высшему руководству. Зачастую рядовые исполнители не всегда понимают и сопоставляют все факторы развития отдела либо организации в общем целом, их знания всегда неполные, поэтому иногда они готовы подвергать критике всех и вся. 

Однако вместе с тем на сегодняшний день многие сотрудники – это эксперты в отдельных вопросах развития подразделения либо всего предприятия, и к их экспертному мнению не стоит не прислушиваться. Решение данной ситуации должно реализовываться, принимая во внимание анализ каждой отдельной ситуации. Более того, в современном предприятии, разрешение данных противоречий происходит с помощью обедов, ужинов, корпоративных праздников, празднования дней рождения, юбилеев и значимых дат совместно с руководством.

Определение 4

Нисходящие коммуникации – это послания, которые направлены более высоко стоящим руководством своим подчиненным. 

Существуют такие виды нисходящих сообщений:

  1. объяснение целей компании. В данного вида сообщениях управленцы среднего уровня доносят своим работникам их задачи и конкретные действия, которые направленны на реализацию стратегии компании, а высшее руководство, создавая подобные послания, разделяет полномочия подразделений в реализации стратегических целей организации;
  2. директивы. Данные послания имеют характер приказа, который обязателен для выполнения и связан с остальными векторами деятельности организации;
  3. правила и процедуры. Данные послания описывают конкретные действия в организации и последующие выгоды коллектива;
  4. оценка результатов работы. Тут подвергается оценке конкретная работа коллектива и подразделений организации, а также ее взаимосвязь с итогами работы всей организации.

Опиши задание

Нисходящие коммуникации также довольно проблемная область. По определению, данные коммуникации – вид формальных и самых действенных коммуникаций в компании, но, как показывает практика, 25 процентов посланий внутри данного канала рассеиваются, это происходит или в форме потери всего послания, или в форме деформирования его смысла.

Более того, важным является и допустимый объем послания и смыслов нисходящих коммуникаций. Стоит ли сообщать коллективу обо всем, что происходит в компании? Какой объем информации можно до них довести? Как обозначить информацию, которая действительно важна для коллектива? 

Замечание 2

Как показывает опыт, сотрудникам далеко не всегда стоит знать много информации о компании, плохой, и хорошей. Негативная информация, которая несет в себе описаний проблем и противоречий развития организации, чаще всего, провоцирует упаднические настроения, неуверенность среди коллектива, а иногда – даже чрезмерную критичность к происходящему. Часть работников считает, что, будь они в числе руководства, таких проблем бы не возникало. Чрезмерное количество посланий с позитивной информацией расслабляет коллектив, приводит к «лакировке» действительности, чрезмерному покою и притуплению чутья к вызовам со стороны внешней среды компании. Утаивание и сокрытие объективной ситуации, тенденций, а также проблем развития компании, влечет за собой отрешенность сотрудника от процесса и результатов своей трудовой деятельности, а это также приводит к своим последствиям: низкой производительности труда, сокращению заработной платы, текучести кадров и так далее.

Следовательно, руководству следует осознанно использовать каналы нисходящей коммуникации для того, чтобы оптимизировать конкретные функциональные области деятельности всего коллектива. Лишь в той отрасли, где сотрудник является экспертом, он может и должен обладать нужным для эффективной деятельности объемом информации. Повышение эффективности нисходящей коммуникации может быть также связано с выбором адекватного коммуникативного канала, соответствием вербальных и невербальных сообщений, повышением внимания к отдельным проблемам и т.д. – все это повышает точность передачи информации на более низкие уровни организации.

Горизонтальные коммуникации

Определение 5

Горизонтальные коммуникации – это разного рода формы коммуникации между коллегами, то есть равными по иерархической лестнице людьми в рамках одного отдела либо между отделами: между заместителями главы организации, главами подразделений, рядовыми сотрудниками.

К видам коммуникаций по горизонтали стоит отнести:

  • внутреннее задание. Данный вид посланий напрямую связан с выполнением внутренних задач, которые были поставлены перед конкретным отделом;
  • внешнее задание. Данный вид посланий связан с реализацией совместных проектов;
  • внешнее инновационное задание. Подобные послания направлены на совместное решение изменений для поддержания развития организации.

Описанные выше вертикальные (нисходящие и восходящие) и горизонтальные коммуникационные связи в компании создают сеть. 

Сеть коммуникаций

Определение 6

Коммуникационная сеть – это упорядоченным образом построенные коммуникационные отношения, которые включают в себя потоки сообщений между двумя и более людьми. 

Коммуникационная сеть есть нечто вроде коммуникационной структуры организации, в связи с этим появляется проблема соотношения коммуникационной и организационной структур. Организационная должна ориентировать коммуникационные потоки в актуальном для компании направлении. Есть также взаимная связь между размерами организационных отделов и развитием сети. Чем больше размер группы, тем сложнее коммуникативные отношения в ней. Данные факторы стоит учитывать, так как качество построения коммуникационной сети оказывает влияние на эффективность деятельности отделов и всей компании в целом.

Проблема коммуникационных сетей заключается в типе властных отношений в компании, в также в сложности задач, которые в ней решаются. 

Для простых задач применимы централизованные сети коммуникаций. В данном виде более быстро и точно решаются рутинные, уже отработанные в прошлом задачи, которые не требуют большого количества времени на обработку информации и принятие решений, передаваемое лидеру. 

Для более сложных комплексных задач стоит применять децентрализованные сети, в которых информация становится доступной всем индивидуумам команды, для поиска самого подходящего решения.

Неформальные потоки общения

На описанную выше сложную структуру формальных коммуникаций ложится сеть неформальных коммуникаций. 

Определение 7

Неформальные коммуникации не имеют связи с официальными каналами и иерархией компании, однако, именно данный вид связей во многом предполагает коммуникативное поведение, объединяет в одно целое всех сотрудников компании.

Существует много видов неформальных каналов коммуникации. Как базовый вид по традиции выделяют личные связи, то есть все многообразие отношений, которые выходят за рамки функциональных, иерархических и организационных. 

Замечание 3

Личные коммуникации в организации – это большое количество контактов, которые дают возможность добиться намеченной цели команде либо организации. 

Сотрудники, которые обладают более широкой системой личных связей и, соответственно, большим доступом к ресурсам обладают и большим влиянием в компании, и, согласно исследованиям и простым житейским наблюдениям, достигают лучших итогов. Коммуникации в системе личных связей должны быть интересными и взаимообогащающими для двух сторон. Недопустимо извлекать лишь одностороннюю выгоду из такого рода связей.

Замечание 4

Стоит подчеркнуть, что расширение личных связей сотрудников в компании – непростая задача, решение которой должно быть направлено и на компанию в целом, и на каждого конкретного сотрудника. Причем увеличение личных контактов между коллегами не должно приводить к увеличению числа сплетен и домыслов.

Конечно, сплетни и слухи невозможно искоренить как явление полностью, однако, стоит учитывать, что они получают особенно широкое распространение, когда сокрыта официальная информация. "Тайный телеграф" сопровождает новые назначения в организации и наиболее важные стратегические решения. Он заполняет собой информационную пустоту, которая имеет место в периоды кризисов и перемен.

Считается, что до 70 процентов всех информационных данных в компании находится в системе так называемого "тайного телеграфа". Исследования, наблюдения, да и просто здравый смысл свидетельствуют о том, что крайне часто информация, которая передается с помощью "тайного телеграфа", является безошибочной на 90 процентов!

  • Одной из наиболее новых и довольно распространенных феноменов в сфере неформальных коммуникаций выступает прогулочное управление. Данный вид неформального общения основывается на опыте ряда руководителей, которые получают информацию из бесед с сотрудниками. Общение с коллективом обладает перечнем важных смыслов и позитивных последствий:
  • руководитель получает информацию о конкретных сотрудниках и отделах компании из первых уст;
  • непосредственно прямое общение с людьми компании ведет к повышению имиджа руководителя;
  • встречи такого вида укрепляют и формальные коммуникации в компании, так как руководитель способен проверить свои задумки, а коллеги могут обсудить с руководителем ключевые проблемные моменты.

В системе менеджмента любое явление расценивается со стороны оказываемого им влияния на общую эффективность всей организации. Коммуникации с их особой структурой не являются исключением. К критериям оценки коммуникативной структуры стоит отнести:

  1. чувствительность в качестве способности компании быть чувствительной к изменениям внешней и внутренней среды;
  2. гибкость, которая есть способность изменяться под воздействием внешней и внутренней среды;
  3. оперативность, то есть скорость реакции системы управления на полученную ситуацию;
  4. централизованность – сосредоточенность большого количества составляющих, а также коммуникативных связей в единой точке пространства организации;
  5. жизнеспособность, которая предоставляет организации свойство достигать намеченные цели;
  6. целостность – количество реальных контактов в компании относительно потенциальных.

Следовательно, данная статья познакомила нас с ключевыми составляющими и критериями оценки коммуникативной структуры компании, то есть каналами коммуникации. Подробно были охарактеризованы наиболее важные из них: внешние и внутренние; формальные и неформальные. 

Для того, чтобы повысить эффективность внутренней коммуникации в отделах, группах и в компании в общем и целом создаются специальные коммуникационные сети, особенности которых находятся в прямой зависимости от характера решаемых задач и стиля управления. 
 
 

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Навигация по статьям

Не получается написать работу самому?

Доверь это кандидату наук!