Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.

Хозяйственные операции: график документирования

Содержание:

Любые хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть оформлены документально надлежащим образом. Документы выполняют информационную функцию бухгалтерского учета.

Определение 1

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) – материальный объект, являющийся носителем информации в зафиксированном виде.

Из этого следует, что любая хозяйственная операция на производстве должна быть подкреплена документом, в качестве подтверждающего факта ее осуществления. Подобный механизм позволяет узаконивать любые производственные процессы. Документация и документооборот – это действенный способ актуализировать информацию, определяя точное время, место, объект учета и ответственных за операцию лиц.

Документация и документооборот в бухучете

Документация рассматривается как процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. Отражение этих механизмов может носить сплошной и непрерывный характер, что подразумевает документирование операций в процессе их совершения, либо сразу после их окончания. Следовательно, документацию можно считать одной из особенностей документооборота, где записи выполняются на основании первичных документов.

Определение 2

Документооборот – это порядок и путь движения документов по инстанциям, с момента их формирования до передачи в архив.

Движение первичных документов регулирует график документооборота. Этот документ составляется бухгалтером и обязательно должен быть подтвержден соответствующей отметкой начальника предприятия. В нем отражается:

  • Назначение первичных документов.
  • Порядок их оформления.
  • Срок передачи в архив.

Оформлять график можно в виде схем, непосредственно графиков или списка работ с обозначением исполнителей и сроков движения документов. В ходящие в график исполнители оповещаются о своих обязанностях посредствам выписки с подробным перечислением документов, которые попадают по сферу его деятельности и временные границы предоставления этих документов. Контролирующую функцию исполнения предписаний по документообороту выполняет главный бухгалтер организации.

Опиши задание

Первичные документы в документообороте

Определение 3

Первичный документ – это бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственных операций и являющийся начальным подтверждением свершившегося факта.

Первичный документ служит подтверждением юридической силы хозяйственной операции и устанавливает ответственность лиц, принимавших участие в ее осуществлении.

Первичные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если соблюден строгий регламент их заполнения. Форма отчетных документов представлена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документа не предусмотрена альбомом, регламент его заполнения должен быть установлен предприятием.

Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны включать в свое содержание следующие обязательные реквизиты:

  • Наименование документа.
  • Дата создания.
  • Наименование организации, составившей документ.
  • Содержание произведенной операции.
  • Измеритель операции в натуральном и денежном выражении.
  • Наименования должностей ответственных лиц.
  • Личные подписи должностных лиц.
  • Код формы.
  • Расшифровки подписей ответственных лиц.

В случае, если первичный учетный документ составлен не по форме, отсутствует какой-либо из реквизитов, к организации могут быть применены санкции, поскольку подобное считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета.

Исправления в первичных бухгалтерских документах допускаются только в том случае, если они не являются банковскими или кассовыми, т.е. не служат подтверждением операций носящих экономический характер. В текстовых и цифровых данных первичных данных не допускаются неоговоренные исправления и подчистки.

Сроки хранения

Еще один важный механизм документооборота – это организованное хранение первичных документов. Установлены регламентированные сроки нахождения документации в архиве, в зависимости от степени важности:

  • 3 года – инвентаризационная документация, акты проведения ревизий, бухгалтерские балансы, квартальные балансы.
  • 5 лет – первичные и учетные документы.
  • 10 лет – годовые балансы.
  • 75 лет – лицевые счета рабочих и служащих и т. д.

Первичное наблюдение в документообороте

Первичное наблюдение в документообороте – основа функционирования хозяйственного учета. Данный элемент делопроизводства охватывает следующие сферы бухгалтерии:

  • Оценку и критерии отбора фактов хозяйственной деятельности предприятия.
  • Однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в системе учета.
  • Совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной деятельности.
  • Способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для последующей работы над анализом.

Исходя из результатов первичного наблюдения, приступают к составлению документов. Все текущие хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны проходить процедуру документального оформления оправдательно типа, которые являются основой первичной учетной информации, а, следовательно, и ведения бухгалтерского учета.

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Навигация по статьям

Не получается написать работу самому?

Доверь это кандидату наук!