Понятие коммуникационного процесса и его элементы
Коммуникационный процесс представляет собой процесс обмена информацией между двумя или большим количеством людей. Цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении передачи и понимании информации, которая является предметом обмена. Коммуникация не состоялась, если взаимное понимание не достигается, из чего следует вывод, что обе стороны в ней играют активную роль.
Коммуникационный процесс является процессом взаимодействия совокупности элементов. В коммуникационном процессе выделяют четыре базовых элемента:
Сообщение – это непосредственно информация.
Отправитель – это лицо, которое генерирует идею либо собирает информацию и передает ее.
Адресат (получатель) – это лицо, которому информация предназначена и которое трактует ее.
Канал – средство передачи информации. Каналами могут быть:
- компьютерные сети,
- устная передача,
- электронная почта,
- совещания,
- отчеты, служебные записки,
- письменная передача,
- телефонные переговоры.
Этапы коммуникационного процесса
Коммуникационный процесс обмена информацией состоит из взаимосвязанных этапов.
- Отбор информации или зарождение идеи.
- Выбор канала передачи информации.
- Процесс передачи сообщения.
- Процесс интерпретации сообщения.
Генеральный директор торговой организации решил на совещании обсудить с управляющими магазинов вопрос о текущем состоянии и направлениях улучшении качества обслуживания населения.
В этой ситуации:
- генеральный директор является отправителем, у которого зародилась идея;
- информация о текущем состоянии и направлениях улучшении качества работы – сообщения;
- совещание – канал передачи информации;
- получатели – руководители магазинов, интерпретирующие сообщение и при помощи этого же совещания и дают обратную связь директору.
На предприятии при организации коммуникационных сетей нужно учитывать специфику различных каналов и типов коммуникаций на каждом этапе коммуникационного процесса.
Формирование коммуникационного процесса, а также выбор каналов и средств коммуникаций на предприятии осуществляются после проектирования организационной структуры, в соответствии со структурой менеджмента, принятой производственной программой и согласно выбранной сфере деятельности. Коммуникационные решения, которые содержат регламент коммуникационных процедур, необходимо устанавливать для каждого уровня иерархии менеджмента и доводить до конкретного должностного лица.
Модель процесса коммуникаций
Модель процесса коммуникаций представлен на рисунке 1.
Рисунок 1 - Модель процесса коммуникаций
Цель коммуникационного процесса состоит в обеспечении взаимопонимания людей, которые участвуют в обмене информацией.
Формулирование идеи. С этого начинается всегда обмен информацией, а также с отбора информации для сообщения. Отправитель принимает решение о том, какую идею он хочет сообщить своему адресату. Это является очень важным в том случае, когда нужно добиться понимания всех работников в технологии решения задачи и решить задачу быстро.
Кодирование информации. Для того чтобы идея была понятна, отправителю необходимо при помощи специальных символов информацию закодировать для того, чтобы ей придать определенную форму.
В качестве таких символов могут быть использованы:
- жесты,
- интонации в голосе,
- графики,
- различные слова,
- рисунки.
Выбор канала связи и передача сообщения. Отправителем выбирается канал связи, который соответствует типу символов для того, чтобы закодированное сообщение было доставлено получателю.
В ряде случаев отправитель должен выбирать несколько каналов связи для того, чтобы быть уверенным в доставке сообщения получателю.
Декодирование и восприятие информации представляет собой процесс перевода символов из сообщения в мысли получателя данной информации.
Если символы, которые используются отправителем, для получателя имеют такое же значение, то он верно поймет смысл полученного сообщения и заложенную в данное сообщение идею.
Интерпретации сообщений. На данном этапе получатель и отправитель меняются местами: получатель выступает отправителем, вырабатывая свой ответ, который состоит из его интерпретации полученного сообщения.
Отправка (передача) подтверждения. Разработанный ответ передается по выбранному каналу связи получателю и процесс коммуникаций тем самым замыкается.