Аудит материально-производственных запасов

Материалы и производственные запасы составляют значительную часть имущества предприятия. Они необходимы компании для стабильной работы и расширения основной деятельности. Оптимальный объем МПЗ улучшает финансовые итоги и минимизирует расходы. Именно поэтому для любого хозяйствующего субъекта важно своевременно и правильно проводить аудит материально-производственных запасов.

Согласно п. 2 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ» материально-производственными активами являются активы, используемые:

• в качестве материалов или сырья в производственном цикле;
• для реализации;
• в управленческих целях.

Товары, приобретенные для дальнейшей продажи, также считаются частью МПЗ. В ходе аудиторской проверки исследуются все виды существующих запасов, включая готовую и хранящуюся на складе продукцию.

Цель и задачи аудита МПЗ

Финансовый итог деятельности предприятия непосредственно зависит от закупки и применения материально-производственных запасов. Грамотная организация синтетического и аналитического учета, профессиональный расчет себестоимости товаров сводят к минимуму ошибки при формировании налогооблагаемой базы, положительно влияют на сохранность материальных ресурсов. Цель аудита МПЗ заключается в проверке подлинности показателей бухгалтерской отчетности, реального состояния учета, хранения и эффективного использования материально-производственных запасов.

Аудитор в процессе проверки получает доказательства, которые необходимы для точного отражения данных о наличии и движении запасов. Для крупных организаций выполнение полного аудита невозможно, поэтому он делается в отношении части документооборота бухгалтерии. Перед составлением плана и программы мероприятия, специалисту необходимо четко определить задачи, перечень которых может состоять из следующих позиций:

• исследование состава МПЗ;
• подтверждение правильности оценки запасов;
• изучение порядка отражения в бухучете операций по использованию, поступлению и реализации;
• оценка качества проводимых инвентаризаций МПЗ.

На начальном этапе аудитору нужно убедиться в наличии журналов регистрации приходно-расходных документов, договоров с материально-ответственными лицами, приказов о порядке проведения инвентаризаций и утверждении состава инвентаризационных комиссий. На основании вывода о состоянии и качестве бухгалтерского учета, системы внутреннего контроля принимается решение о масштабах аудиторской выборки.

Нормативно-правовые аспекты аудита МПЗ

Нормативные документы по учету МПЗ и их аудиту включают достаточно внушительный список законодательных актов и методических рекомендаций. Основной документацией, которой руководствуется аудитор в процессе своей работы, является:

1. Налоговый кодекс РФ.
2. Федеральные законы №307-ФЗ от 30.12.2008 г. «Об аудиторской деятельности», №402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете».
3. ПБУ №5/01 «Учет МПЗ», утвержденное приказом Минфина РФ №44н от 09.06.2001 г.
4. Методические указания по бухучету МПЗ, утвержденные приказом Минфина РФ №119н от 28.12.2001 г.
5. Методические указания по инвентаризации имущества, утвержденные приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995 г.
6. Методические рекомендации по сбору аудиторских доказательств достоверностей показателей МПЗ в бухгалтерской отчетности, утвержденные Минфином РФ 23.04.2004 г.
7. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности №696 от 23.09.2002 г. Правило (стандарт) №17 «Получение аудиторских доказательств в конкретных случаях».

Источниками информации для аудиторской проверки служат документы:

1. Положение об учетной политике предприятия.
2. Номенклатура-ценник.
3. Договоры поставки.
4. Первичные документы по движению МПЗ.
5. Учетные регистры по счетам 19, 15, 10, 41, 26, 25, 60, 91, 76.
6. Главная книга.
7. Инвентаризационные описи.
8. Книга покупок.
9. Книга продаж.

Согласно НПА критериями аудиторской работы в отношении материальных ценностей являются:

• права и обязательства – проверка наличия документации, которая подтверждает факт принадлежности компании проверяемых МПЗ;
• существование – определение фактического наличия позиций, указанных в бланках отчетности;
• полнота – выявление всех принадлежащих фирме запасов, но не показанных в отчетах;
• возникновение – установление факта действительного проведения операций по поступлению и выбытию МПЗ;
• измерение – проверка правильности установленной стоимости;
• стоимостная оценка – определение путей формирования цены поступления и стоимости списания сырья и материалов для производства;
• представление и раскрытие – контроль классификации материалов отражения операций на соответствие положениям нормативных актов.

План и программа аудиторской проверки МПЗ

Аудиторские мероприятия начинаются с запроса, который руководство организации направляет в аудиторскую фирму. В ответ предприятию направляется письмо-обязательство о согласии на проведение МПЗ. На основании данного документа заключается договор с аудиторами. Далее составляется и утверждается план и программа проверки.

Пример общего плана аудита:

Примерная программа проведения аудита МПЗ:

Учет материально-производственных запасов проверяется посредством целой системы методов и мероприятий. Работа аудитора начинается еще до составления плана. На подготовительном этапе она заключается в оценке надежности системы внутреннего контроля, уровня аудиторского риска и расчете уровня существенности, определения возможности проведения выборочной проверки. Система оценки внутреннего контроля выполняется с помощью исследования различных критериев, например:

• защита складских помещений от доступа посторонних лиц – есть ли охрана и пожарная сигнализация;
• инвентаризация материальных ценностей – осуществляется ли, в каком режиме;
• как выполняется оформление результатов инвентаризации – посредством сличительных или инвентаризационных описей;
• привлечение к ответственности лиц, виновных в хищениях и кражах;
• наличие должностных инструкций, которые разграничивают ответственность работников, имеющих дело с материальными ценностями;
• используются ли унифицированные формы первичной документации;
• прикладывается ли первичная документация к отчетам материально ответственных лиц;
• применяется ли программа автоматизации бухучета материалов;
• оперативность внесения в бухгалтерский учет изменений по результатам деятельности органов внутреннего контроля и др.

На вопросы теста аудитор дает ответ: «Да», «Нет» или «Нет ответа», и, если нужно, размещает комментарии. Система внутреннего контроля должна охватывать все виды МПЗ и операции с ними, включая оприходование, отпуск в производство, отгрузку готовой продукции. Результаты данной справки применяются для определения уровня риска внутреннего контроля и создания аудиторской выборки. Крупное аудируемое предприятие оперирует мощным потоком материально-производственных запасов. В связи с этим аудиторская проверка проводится частично. В таблице №3 показаны основные документы, которые будут исследованы в ходе аудита, с определением метода их исследования:

В процессе выбора элементов для аудита остатки по счетам учета и операциям с МПЗ стратифицируют в целях равноценного отбора статей по видам. Совокупность материально-производственных запасов может ранжироваться следующим образом:

• по территориальному признаку – для проверки отбираются запасы, которые хранятся на разных складах предприятия. Особенно это имеет смысл сделать, если складские помещения находятся в территориально обособленных подразделениях. Кроме этого, собираются МПЗ, находящиеся в собственности компании, но хранящиеся за ее пределами;
• по крупным статьям – выборка осуществляется по принципу отбора запасов, которые входят в крупные статьи отчетности, например, готовые товары, материалы и сырье, продукция для перепродажи. В рамках статей МПЗ также классифицируют по нескольким группам в зависимости от вида сырья или готовой продукции;
• по стоимостному признаку – при существенной для фирмы цене материально-производственных запасов, элементы таких статей должны в обязательном порядке быть включены в выборку.

Приемы и методика построения выборки определяются на основании нормативных документов и стандартов, утвержденных в хозяйствующем субъекте.

Методы проведения аудита материально-производственных запасов

В ходе проведения аудиторских мероприятий применяется:

1. Инвентаризация: подтверждает фактическое наличие МПЗ. Аудитор имеет право сам провести инвентаризацию или выступить в роли контролирующего лица.
2. Пересчет: подтверждает достоверность арифметических расчетов, соответствие полученных величин показателям, которые отражены в первичной документации и бухгалтерских регистрах.
3. Подтверждение: дает возможность получить информацию об объективности фиксации в бухучете проведенных хозяйственных операций и реальности остатков на счетах учета материально-производственных средств.
4. Устный опрос: применяется для получения ответов на вопросник аудитора по предварительной оценке состояния запасов.
5. Прослеживание: доказывает правильность отражения данных в первичном учете, ведомостях, Главной книге, корреспондентских счетах и других документах.

Аудиторские процедуры выполняются до инвентаризации, в ее процессе и после нее. В первом случае специалист запрашивает документацию о проведении предыдущих инвентаризаций, которые осуществлялись работниками аудируемого предприятия. Если самостоятельная проверка проводилась на промежуточную дату, аудирующее лицо отслеживает поступление и выбытие МПЗ в период, прошедший с момента проведения инвентаризации до отчетной даты. При этом варианте выполняется выборочная сверка счетов-фактур, накладных, таможенных деклараций и других документов с учетными данными.

Типичные ошибки учета материально-производственных запасов

Результативность аудита зависит от профессионализма аудитора. Чтобы как можно полнее провести проверку, специалисту необходимо помнить о наиболее характерных ошибках, которые часто допускают аудируемые лица:

• отсутствие договоров о материальной ответственности с работниками. которые непосредственно работают с МПЗ;
• неполное заполнение первичной документации на поступление материалов после приобретение или отпуск сырья в производство;
• отсутствие аналитических счетов для учета материалов;
• отсутствие доверенностей на сотрудников, получающих МПЗ;
• неправильный учет НДС при поступлении и выбытии товаров;
• нарушение сроков проведение обязательной инвентаризации (инвентаризация не проводится вообще);
• отсутствие резерва под снижение стоимости МЦ;
• отсутствие договоров с поставщиками на поставку товаров;
• отсутствие условий для соблюдения необходимых правил складского хранения.

По окончании процедуры аудита МПЗ проверяющий должен систематизировать все выявленные нарушения. Это делается в целях выполнения анализа и установления причин возникновения недочетов, а также для определения степени влияния ошибок в учете материально-производственных запасов на формирование достоверной финансовой отчетности.

Аудит материально-производственных запасов является одним из самых сложных. Это обусловлено широкой номенклатурой сырья и материалов. Кроме того, информация по учету МПЗ может составлять 50% всех данных по управлению производством предприятия. Высокая эффективность проверки достигается посредством внимательного ознакомления с технологическим процессом, порядком отпуска и хранения материалов, со всеми производственными нюансами в учетной политике организации. Такой подход является наиболее оптимальным. Он не только позволит объективно проверить правильность отражения информации в бухгалтерской отчетности, но и выявить, а также устранить слабые стороны системы учета материально-производственных запасов.